Rejestracja spraw:
|
1.
|
Wszelkiego typu pisma wychodzące, jak przychodzące są rejestrowane w Sekretariacie. |
|
2. |
Obowiązek przedstawienia pisma do rejestracji dotyczy również tych pism, które docierają do spółki w inny sposób niż za pośrednictwem poczty, lub też są dostarczane przez zainteresowane komórki odbiorcy osobiście. |
3.
|
Po odpowiednim zarejestrowaniu sprawy oraz załączeniu zeskanowanego oryginału dokumentu przesyłane są one do komórki odpowiedzialnej za realizację sprawy. Oryginał dokumentu odbierany jest przez upoważnione osoby w sekretariacie.
|
4.
|
Pisma wychodzące podłączane są do sprawy zarejestrowanej w systemie KOM-BOK.
|
5.
|
Treść pisma opiniowana jest i zatwierdzana przez osoby nadzorujące sprawę i prace komórki.
|
6.
|
Po uzyskaniu pozytywnej opinii przełożonych, poprzez system KOM-BOK treść pisma przesyłana jest do Biura Organizacyjno-Prawnego - Sekretariatu z informacją dotyczącą: wydruku, wskazania osoby, która winna dokument podpisać oraz realizacji wysyłki.
|
7.
|
W Biurze Organizacyjno-Prawnym - Sekretariat zgodnie z w/w informacjami uzyskanymi od komórki prowadzącej sprawę, pismu nadawany jest numer oraz sporządzany jest dokument w wersji papierowej.
|
8.
|
Po podpisaniu dokumentu, wysyłany jest on adresatowi zgodnie z dyspozycjami osoby nadzorującej realizację sprawy.
|
9.
|
Wszelka korespondencja wewnętrzna, w tym wszelkie dokonywane uzgodnienia między komórkami, które będą podstawą do wygenerowania dokumentu wychodzącego na zewnątrz, podlegają również obowiązkowi rejestrowemu dokonywanemu w systemie informatycznym KOM-BOK.
|
Rejestracji nie podlegają dokumenty, których adresatem są:
1.
|
Rada Nadzorcza lub poszczególni członkowie Rady. |
2.
|
Organizacje związkowe działające w spółce. |
3.
|
Kasa zapomogowo-pożyczkowa.
|
4.
|
Stowarzyszenia działające w spółce. |
5.
|
Oferty reklamowe, szkoleniowe, wydawnicze itp. |